امروزه یکی از بحرانهای پنهان سازمانها، غرق شدن مدیران و کارمندان در کارهای فوری اما کماهمیت است؛ مشکلی که به قیمت از دست رفتن تمرکز بر اهداف استراتژیک تمام میشود. کارشناسان میگویند، ابزاری ساده اما قدرتمند به نام «ماتریس آیزنهاور» میتواند این دور باطل را متوقف کند.
در فضای پرشتاب اقتصاد امروز، مدیران و کارکنان هر روز با انبوهی از وظایف مواجهاند که همه فوری به نظر میرسند، اما به ندرت همه آنها مهم هستند. همین خطای ذهنی باعث میشود منابع سازمانی صرف مسائلی شود که ارزش واقعی ایجاد نمیکنند و فرصت رسیدگی به فعالیتهای راهبردی از دست برود.
ماتریس آیزنهاور، ابزار سادهای برای مدیریت زمان و اولویتبندی کارهاست که مأموریتش شفافسازی یک واقعیت اساسی است: «همه کارهای فوری مهم نیستند و همه کارهای مهم فوری نیستند.» این روش، وظایف را در چهار گروه اصلی دستهبندی میکند:
- مهم و فوری (DO) — اقدام بیدرنگ لازم دارد، مانند مدیریت بحران، پیگیری مشتری ناراضی یا تحویل فوری پروژه.
- مهم و غیر فوری (DECIDE) — مؤثر در موفقیت بلندمدت سازمان، اما بدون فوریت. برنامهریزی استراتژیک و توسعه مهارتها در این دسته جای میگیرند.
- غیر مهم و فوری (DELEGATE) — بهتر است به دیگران واگذار شود تا تمرکز مدیران حفظ شود؛ مانند پاسخ به ایمیلهای روزمره یا انجام کارهای اداری تکراری.
- غیر مهم و غیر فوری (DELETE) — باید حذف شوند، زیرا نه ارزشی میآفرینند و نه ضرورتی دارند؛ مثل جلسات بیهدف یا وقتگذرانی در شبکههای اجتماعی.
تحلیلگران مدیریت معتقدند، بزرگترین تمایز بین مدیران موفق و کمبازده، میزان زمانی است که در بخش دوم ماتریس صرف میکنند؛ جایی که فعالیتهای مهم اما غیر فوری قرار دارند و رشد پایدار سازمان در گرو آنهاست.
به بیان دیگر، مدیریت اثربخش زمان یعنی توانایی تشخیص میان آنچه واقعاً اهمیت دارد، با آنچه فقط «شبیه» به فوریت است. حذف کارهای بیفایده، تفویض کارهای کماهمیت و سرمایهگذاری روی اهداف بلندمدت، سه ستون اصلی بهرهوری در سازمانهای پیشرو هستند.
